Andere aanpak

Co-creatie in een aanbesteding voor bruggen: dat gebeurt niet vaak. De Gemeente Almere en Provincie Flevoland doen het. Zij startten 2 april een open innovatie challenge voor de Floriade Expo 2022. Drie gemengde teams van aannemers en experts werken elk aan ontwerpen voor twee innovatieve, circulaire bruggen voor het #Floriade2022 terrein. Een uitdagend, innovatief proces met als doel meer vernieuwende ontwerpen te krijgen die op een andere manier naar bruggenbouw, maar ook naar dingen als beheer en de relatie tussen brug en omgeving kijken. Hoe gaat zo’n traject? Wat gaat er goed en minder goed? Via een serie posts delen we onze ervaringen. Deze keer over: de andere aanpak.

Sprints

Onder begeleiding van de bureaus Noorderwind en Zeewaardig Service Design komen de teams in vier sessies samen om via een serie co-creatie sprints tot ontwerpvoorstellen te komen voor de twee bruggen. Deze ontwerpvoorstellen worden gepresenteerd en beoordeeld door een jury. De twee bruggen die de jury kiest, worden -wederom in een serie sprints- uitgewerkt tot definitief ontwerp. Maar laten we beginnen bij het begin: wat is er zo anders aan dit proces en waarom denken we dat dit een verbetering is?

Aanbestedingen

Om te begrijpen wat we anders doen, is het goed eerst te begrijpen hoe het nu gaat. In de wereld van bruggenaanbestedingen heb je twee hoofdvormen van aanbestedingen waarin zowel ontworpen als gebouwd wordt: de zogenaamde ‘Design & Construct’ en de Bouwteam-formule. Een uitleg tussen de verschillen:

Verschillen tussen het oude en het nieuwe proces

Design & construct

In een design & construct is er door de opdrachtgever een bestek gemaakt met informatie en randvoorwaarden: budget, technische eisen, informatie over de omgeving, etc. Aannemers maken op basis van dat bestek een analyse van de aanbesteding waarin de klantvraag, het type project, de omgeving en het contract onderzocht worden en ook een planning wordt gemaakt voor de tender, voor zover dat al kan. Op basis van deze analyse wordt een strategie bepaald en een ontwerp gemaakt met een bijbehorend budget voor de uitvoering. Het is belangrijk in zo’n proces om alle informatie op tijd te hebben, zodat je een goede uitvoeringsplanning kunt maken, een goede inschatting kunt maken van kosten en restrisico’s, en visualisaties en teksten goed uitgewerkt kunnen worden. Bij zo’n aanbesteding is een goede analyse van de klantvraag en grondig plan- en rekenwerk belangrijk. Vooral dat rekenwerk heeft effect: uiteindelijk zijn het toch vaak de kosten die doorslaggevend zijn voor de opdrachtgever en dat kan innovatie natuurlijk in de weg staan.

Bouwteam

In de variant met het Bouwteam heb je ook een uitgebreid bestek met informatie, alleen werkt de aannemer samen met de opdrachtgever aan het ontwerp en formuleren ze samen een uitvoeropdracht. De aanbesteding kan dan uitgeschreven worden op basis een selectieopdracht: de aannemer wordt bijvoorbeeld gevraagd een schetsontwerp te maken van een kunstwerk (lees: brug), of een plan van aanpak te ontwikkelen op de hoofdthema’s van het project. Een valkuil in dit proces is dat de gunning niet gebaseerd wordt op het hele plaatje -een uitgewerkt en doorgerekend definitief ontwerp- maar op een conceptontwerp. Veel moet na de gunning dus nog gedefinieerd worden, maar hoe weet je of dat mooie concept, eenmaal uitgewerkt, mooier/beter/functioneler is dan dat iets minder mooie uitgewerkte concept? In deze twee type aanbestedingen stellen aannemers hun eigen team samen en hebben ze controle over hun planning - afgezien van de deadline. Er is ook een helder gespecificeerde omschrijving van het beoogde eindproduct. Die controle is een duidelijk voordeel, maar het feit dat de beslissing vaak kosten-gedreven is, beperkt het innovatieve en soms ook het esthetische gehalte van het object.

Hoe doen wij het?

Dit open-innovatietraject zou je kunnen omschrijven als een mix van een design & construct en een bouwteam: de aannemers werken samen; niet met de opdrachtgever maar met externe experts die in hun team geplaatst zijn. De opdrachtgever beoordeelt de schetsontwerpen die de aannemersteams in 4 co-creatie sprints hebben ontwikkeld, maar de ontwerpen zijn nog niet volledig uitgewerkt en doorgerekend. Dat gebeurt pas nadat de twee bruggen gekozen zijn die gebouwd zullen worden. Er ligt een gedetailleerd document met randvoorwaarden, maar de aannemers wordt in de sprints vooral gestimuleerd overal de grenzen op te zoeken. Door nu al, in de aanbestedingsfase, in gesprek te gaan met degenen die de criteria hebben opgesteld en het bevoegde gezag, is de verwachting dat de aannemers ook die ruimte kunnen vinden en hun ontwerpen er op aan kunnen passen. Door deze aanpak hoopt de opdrachtgever innovatie aan te jagen. Het gevolg is wel dat de aannemers minder controle hebben over het proces en de teamsamenstelling. En ook in dit geval wordt de gunning op basis van een conceptontwerp gedaan, om een zo hoog mogelijk innovatief gehalte te stimuleren.

Leren

Omdat het een nieuwe aanpak is moeten zowel opdrachtgever als opdrachtnemer ook leren hoe zo’n nieuw proces werkt. We verwachten door het aanhaken van externe experts innovatie aan te jagen. In de co-creatiesessies sturen we op het breed zoeken van inspiratie en conceptuele ontwerpen. Door al vroeg het gesprek te stimuleren met de opstellers van de criteria en het bevoegd gezag, over de functionaliteit achter de eis hopen we tot vernieuwende oplossingen te komen voor deze circulaire bruggen. Maar in de praktijk lopen dingen natuurlijk wel eens anders, niet alles gaat volgens plan, zeker in zo’n nieuw proces. Zowel opdrachtgever als opdrachtnemers hebben zich daarom voorgenomen ook in het proces ‘innovatief’ te denken: de ruimte op te zoeken en flexibel te zijn als zaken anders lopen dan verwacht om zo samen te werken om tot een goed resultaat te komen. De lessen die we leren in dit proces leggen we vast zodat volgende innovatieve projecten ervan kunnen leren en voort kunnen bouwen op deze inzichten.